Terwijl ik deze blog aan het schrijven ben zit er in de kamer naast mij een controleambtenaar van de Belastingdienst. De controleambtenaar is bezig met de controle van de kilometeradministratie van een cliënt. Ik merk dat veel cliënten het spannend vinden als er een aankondiging komt voor een boekenonderzoek van de Belastingdienst. In deze blog ga ik proberen om deze spanning een beetje weg te nemen.
Elke ondernemer krijgt vroeg of laat te maken met een controle van de Belastingdienst. Er zijn verschillende soorten bezoeken waarmee de Belastingdienst de ondernemer kan ‘verblijden’. Zo is er bijvoorbeeld een startersbezoek, bedrijfsbezoek of een boekenonderzoek. Bij een startersbezoek gaat de Belastingdienst na of je onderneming voldoet aan de fiscale wet- en regelgeving. Bij een bedrijfsbezoek verkrijgt de Belastingdienst inzicht in de bedrijfsvoering en de administratie. Bij een boekenonderzoek controleert de Belastingdienst de aangiften en de administratie. In deze blog ga ik verder in op het boekenonderzoek en de administratieplicht.
Wat is nu eigenlijk een boekenonderzoek?
Een boekenonderzoek houdt in dat de Belastingdienst de administratie gaat controleren. Bij deze controle wordt er een verband gelegd tussen de ingediende aangiften, de jaaropgaven en de administratie. Het boekenonderzoek ziet vaak op een bepaalde periode en op een specifieke belasting, bijvoorbeeld omzetbelasting, loonbelasting of vennootschapsbelasting. Of op een specifiek onderdeel zoals bijvoorbeeld de kilometeradministratie.
Het boekenonderzoek vindt plaats op de locatie van de ondernemer of op de locatie van de adviseur.
Ben ik verplicht om mee te werken aan een boekenonderzoek?
JA! Iedereen is wettelijk verplicht om gegevens en inlichtingen te verstrekken die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn. Als ondernemer ben je wettelijke verplicht om een administratie te voeren. Er moet een juiste en betrouwbare administratie zijn waaruit de fiscale rechten en verplichtingen eenduidig zijn af te leiden.
Wat behoort er tot de administratie?
Een administratie omvat zoal de volgende gegevens:
- Kasadministratie en kassabonnen;
- Inkoop- en verkoopboek;
- Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
- Bankafschriften;
- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
- Agenda’s en afsprakenboeken;
- Urenregistratie;
- Kilometeradministratie (indien van toepassing);
- Correspondentie;
- Software en databestanden.
Ook dienen de jaarrekeningen, statuten en oprichtingsdocumenten raadpleegbaar te zijn. De administratie moet zo zijn ingericht dat controle binnen een redelijke termijn mogelijk is.
Tevens is het verstandig om de berekening te bewaren die zijn gemaakt bij het opstellen van de aangiften en de relevante jaaropgaven. Hierdoor is het voor de controleambtenaar makkelijker om een aansluiting te maken met de administratie.
Welke gegevens moet ik aanleveren?
De controleambtenaar stuurt een brief waarin hij/zij alle gegevens vermeld die nodig zijn voor het onderzoek. Deze gegevens moet je dan ook aanleveren. De controleambtenaar mag de administratie niet meenemen. Wel mag de controleambtenaar kopieën maken van de administratie. Een tip hierbij is zorg dat je weet welke kopieën er gemaakt zijn en maak hiervan tevens een kopie voor je eigen dossier. Zo weet je later exact naar welk stuk de controleambtenaar verwijst. Steeds meer ondernemers digitaliseren de administratie. Indien je je administratie digitaal hebt lever de gegevens dan aan op een losse gegevensdrager. Je bent niet verplicht om de controleambtenaar toegang te geven tot de gehele digitale administratie.
Heb ik ook rechten?
Jazeker. Ook de controleambtenaar heeft verplichtingen dit zijn onder andere:
- Handelen op eerlijke en betrouwbare wijze;
- Geheimhoudingsplicht;
- Respecteren privésfeer, de controleambtenaar mag zich niet zomaar toegang verschaffen tot jouw privé woning. Hiervoor heeft de controleambtenaar een machtiging nodig van de officier van justitie;
- Evenredigheidsbeginsel, de controleambtenaar moet een zorgvuldige afweging maken tussen zijn belangen bij de controle en de gevolgen/risico’s van de controle voor de ondernemer;
- Snuffelverbod, de inspecteur mag tijdens de controle niet rond gaan ‘snuffelen’. Dit geldt voor fysieke stukken en ruimtes, maar ook voor de computer en mailbox;
- Geheimhoudingsrecht vertrouwelijke stukken, hier wordt het verschoningsrecht van advocaten, notarissen en medici mee bedoeld. Het is verstandig om correspondentie met een verschoningsrechtigde in een afzonderlijke map te bewaren. De accountant of belastingadviseur heeft formeel geen verschoningsrecht. Afhankelijk van het doel van de correspondentie of documenten kan de controleambtenaar om inzage vragen. Heeft de correspondentie echter als doe je te adviseren over je fiscale positie dan mag de controleambtenaar geen inzage vragen;
- Zwijgrecht, de inspecteur mag tijdens de controle vragen stellen, dit levert echter niet de verplichting op om deze ook te beantwoorden.
Het controlerapport
De uitkomsten van de controle legt de Belastingdienst vast in een controlerapport. Hierin staat onder andere het standpunt van de Belastingdienst over de juistheid en volledigheid van de administratie, voornemens tot correcties, of er een boete wordt opgelegd, de reikwijdte van het onderzoek, etc. Vaak ontvang je eerst een conceptrapport. Hierop kan je inhoudelijk reageren. Of dat verstandig is, is afhankelijk van verschillende factoren. Uiteindelijk ontvang je een definitief rapport. Dit rapport vormt de basis voor de correcties.
Omkering bewijslast
Indien je niet voldoet aan de administratieplicht, dan bestaat er het risico dat er sprake is van omkering van bewijslast. Dit is een relatief zware maatregel. De Belastingdienst legt dan een aanslag op op basis van een schatting. Het is dan aan jou om te bewijzen dat deze aanslag onjuist is. Niet alleen wordt de bewijslast omgekeerd, maar ook verzwaard.
Zo de controle is geweest, mag ik nu al mijn gegevens vernietigen?
NEE! Je bent verplicht de gegevens zeven jaar te bewaren. Voor gegevens inzake onroerende zaken geldt zelfs een periode van tien jaar. De bewaartermijn vangt aan na afloop van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben. Let op! Bij bijvoorbeeld een huurcontract gaat deze termijn pas in na afloop van de contractperiode.
Er bestaat wel een conversierecht. Dit houdt in dat de administratie mag worden overgebracht op een andere gegevensdrager, zoals een externe harde schijf. Het is dus niet meer nodig om alle dozen met papier te bewaren. Voorwaarde is wel dat alle gegevens juist en volledig worden overgezet. De op papier opgemaakte balans, winst- en verliesrekeningen moet te allen tijde op papier bewaard blijven.
Deze bewaartermijn geldt eveneens nadat je gestopt bent met de onderneming.
Ervaringen?
Wat ik merk is dat het aantal fysieke controles aan het afnemen is. Dat wil niet zeggen dat de Belastingdienst niet meer controleert. Ook de Belastingdienst werkt aan automatisering van alle systemen. Hierdoor vinden veel controles al digitaal plaats.
Mijn ervaringen met boekenonderzoeken zijn erg wisselend. De ene keer verloopt een onderzoek soepel en denkt de controleambtenaar mee met de ondernemer en de andere keer is de controleambtenaar heel star en rechtlijnig. In een van mijn volgende blogs wil ik de ervaringen, geheel geanonimiseerd, met jullie delen. Ik ben daarom ook benieuwd naar jullie, zowel positieve als negatieve, ervaringen. Ik hoop dat we op deze wijze van elkaars onderzoeken kunnen leren en tips en adviezen met elkaar kunnen delen.
Mocht je nog vragen hebben over het boekenonderzoek schroom dan niet om contact op te nemen.
